勤怠管理システムを導入するまで

勤怠管理業務の概要と目的

勤怠管理とは、下記のような従業員の勤務における時間的記録について、タイムカードやシステムなどを用い客観的かつ正確に把握・管理していく業務です。

• 出勤時間
• 退勤時間
• 欠勤日数
• 早退
• 遅刻
• 有給休暇取得の有無

特に、時間外労働や休日出勤は割増運賃の対象になるため、企業はその根拠となる「勤務時間」を正確に把握しておかなければなりません。

正確な勤怠管理が求められる理由

勤怠情報は、正しい給与計算を行うための基礎となる情報のため、常に正確に記録していくことが求められます。

また、残業代の未払いや、倫理観に欠けた労働を従業員に課していたりすると、コンプライアンスを問われる可能性もあります。従業員がよかれと思って自主的に働いていたとしても、それが度を超えた長時間労働になっていれば、責任を問われるのは企業です。トラブルの芽を事前に摘んでおく意味でも、正確な勤怠管理を行っていくことは必要不可欠です。

さらに近年は、働き方改革関連法によって「長時間労働の是正」「多様で柔軟な働き方の実現」「公正な待遇の確保」といった事項が義務化されています。

こうした法令に適切に対応するためにも、正確かつ適正な勤怠管理を行う事の重要性が増しています。

勤怠管理で管理する項目

始業・終了時刻、労働時間、休憩時間

労働時間を正確に把握するために必要な項目です。

賃金算定のため、始業・終業については1分単位で管理します。

遅刻や早退が多い従業員に対し、適正な業務指導や配置換えなどの対処を講ずることに繋がります。

時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間

法定労働時間を超えて働いた時間が、支払う賃金に影響します。

時間外労働や深夜残業、休日出勤には、割増賃金を支払わなければなりません。

それぞれ異なる割増率が適用されるため、正確な時間の把握が求められます。

出勤日、欠勤日、休日出勤日

1か月単位で勤務状況を把握することも必要です。

休暇を取得できているか、休日出勤があった際には振替休日や代休を取得できているかなどの情報は、従業員の健康を維持する上で欠かせません。

有給取得日数・残日数

従業員に有給休暇を取得させることは、使用者としての義務です。

現在は年次有給休暇の取得も義務化されており、適切に有休を取得できているかの把握や管理が求められます。

勤怠管理の方法

勤怠管理の代表的な4つの方法について、ご紹介します。

紙の出勤簿

紙のフォーマットで勤怠を管理します。カレンダー仕様のフォーマットを用い、出勤時刻・退勤時刻、残業時間、休憩時間、遅刻、早退、休日取得など、あらゆる情報を書きこみます。

メリット

アナログ式ながら、1枚のシートに全てをまとめて管理できるという特徴があります。

デメリット

全て手書きの自己申告が主となるため、不正申告やサービス残業の温床になりやすく、厚生労働省のガイドラインに定める「適正な労働時間の把握」は難しくなります。

ただし、ガイドラインには、自己申告制の特例措置についても条件が定義されていますので、それらを全て満たすことができれば、「客観的記録」として認められます。

タイムカード

紙の打刻シートをタイムレコーダーに差し込んで打刻する方法で、1か月分の勤怠状況を1人1枚のシートで管理します。

メリット

打刻する端末を購入すれば用紙を補給するだけで済むため低コストで導入でき、操作も簡単なので誰でもすぐに使用することができます。

デメリット

始業・終業時刻しか記録できないものでは、休日や残業時間の管理ができません。

また、タイムレコーダー本体の設置が必要なため、テレワークや社外で勤務する場合にはリアルタイムの打刻ができません。

手書きなどの修正による自己申告は、厚生労働省のガイドラインで定める「客観的記録」として認められていないため、紙の出勤簿と同様、別の措置が必要となります。

打刻機能しかないタイムレコーダーを使用すると、集計時はエクセル等へ改めて手入力にて行うことになり、労力と時間を要したり、転記ミスなどを予防するための照合作業なども考慮しなければなりません。

エクセル管理

エクセルなどの表計算ソフトを使って打刻から集計まで同時に行う方法で、セルに数式を設定することで、従業員が出退勤時刻を入力するだけで自動的に労働時間を計算します。

メリット

インターネット上で無料のフォーマットが数多くあるため、Excelがインストールされていれば追加の費用負担なしで導入できます。フォーマット自体も豊富で、休憩時間や休日、遅刻・早退などが細かく把握できる仕様のものもあり、自社の働き方にあわせて選べます。

デメリット

基本的に入力は従業員任せになるので、客観的な記録とはなりません。

また、入力ミスや不正申告も起こりやすく、適正に管理するのは難しいと言えます。

固定されたパソコンでデータを共有する場合は、テレワークなど勤務形態によっては対応できない可能性もあります。

1つのセルで管理できるのは単純な計算に留まるため、分析に用いるには複雑な計算が別途必要になります。人数が多くなると計算エラーが起きやすくなったり、入力時のミスでエラーが起こったりする場合もあります。エラーに気づかず、集計結果を間違えてしまう可能性もあります。

また、法改正によって残業代の割増率等が変わったら計算式を変更するなど、フォーマット自体のメンテナンスも必要です。

勤怠管理システム

タイムレコーダーやスマートフォン、パソコンなどと連携して打刻から集計、分析までを一貫してシステムで管理します。

現在は、クラウドサービスでの提供も充実しており、打刻手段もWEB打刻やICカード、指紋認証、指静脈認証、顔認証、GPSやSNSを使うなど様々な方法があります。

デバイスの選択肢も、パソコン以外にスマートフォンやタブレットが利用できるなど多彩です。

メリット

リアルタイムで打刻管理ができる上、集計や分析にかかる手間も少なく済みます。給与システムとも連携できるので、転記する手間がなく給与計算ミスも未然に防げます。

勤務状況・条件によるアラート機能を設定すれば、残業時間が長くなっている従業員を即座に把握し、タイムリーに指導を行えます。

クラウドサービスならば、テレワークや社外労働の多い従業員がいる場合でも正確に勤怠管理が行えます。

デメリット

勤怠管理システムは総じて導入コストがかかりやすく、企業規模や管理体制によってはコストが膨らむ可能性もあります。

また、システム選びの際には、「自社の雇用形態に合っているか」や操作性、セキュリティ面など確認しておくべき項目も多く、稼働開始までにある程度時間もかかります。

勤怠管理システムを選ぶ際の注意点

導入前に把握すべきこと

より正確で客観性のあるデータで管理するなら勤怠管理システムがオススメですが、システム導入前に自社の勤怠状況をしっかりと把握しておくことが必要です。

勤務パターン

出勤時間や休憩時間、残業時間の数え方やルールの把握

労働時間制度の種類

変形労働時間制、フレックスタイム制、みなし労働時間制など、採用している労働時間制度の把握

休日・休暇

公休、代休、振替休暇、有給、勤続年休など、付与している休日休暇の種類、条件の洗いだし

目的別、勤怠管理システム選びの要点

客観的記録ができればよい

打刻情報を勤怠管理システムに集め、勤務体系に沿って、労働時間、残業時間などを単純計算で算出できればよい場合。

→タイムレコーダやWeb打刻システムを利用して打刻したデータを自動的に収集し、出勤時間、残業時間を自動算出できる機能が必要。

業務時間の削減をしたい

変動労働時間制などやフレックスタイム制など、採用している労働時間制に合わせて自動的に残業時間を算出。また。有休の自動付与や消化状況の管理、代休、振休などの取得状況も自動管理までをしたい場合。

→業務時間を削減するため、打刻データの自動収集に加え、変形労働時間制などの複雑な残業計算の自動化や、休日休暇管理の自動化ができる機能が必要。

企業全体の生産性向上や残業の抑制を図りたい

勤怠申請から承認までのワークフローも自動化したい場合。打刻から集計、分析までを完全に自動化。残業抑制や有休消化率の促進を仕組化し、生産性を向上させたい場合。

→従業員の勤怠申請・承認のWeb化により、勤怠情報の収集、集計を完全に自動化。残業抑制や有休取得の促進を仕組化する機能が必要。

「勤怠管理システム」3社の特徴比較

勤怠管理システムで担当者、従業員ともに使いやすツールを

打刻忘れや打刻ミスを防ぐことができ、従業員にとって使いやすいものか

給与計算への反映や勤怠データの集計などが担当者の業務負担にならないものか

社員数や雇用形態など、自社の雇用状況に応じた方法で勤怠を管理することができるか

勤怠管理の目的は、単純に打刻できればいいというものではなく、客観的かつ正確な勤怠データを集計し、適正な給与計算を行い、労務トラブルを予防し、労使の信頼関係を良好に保つことです。 そのためには、システムで管理できる業務範囲の把握・調整や、自社の勤務体系に合った任意の設定ができるかどうかも重要なポイントです。

また、システムを使う担当者との相性も重要です。担当者のITスキルや法律など勤怠知識レベルに見合っていることも大事なポイントになります。

こうした様々なポイントで見極めることで、ようやく自社にとって最適な勤怠管理システム像が見えてきます。

当社は、導入前のご相談も承っております。「勤怠管理システム選びに不安がある」「自社ルールの設定難易度を知りたい」など、少しでも懸念があるなら、後にミスマッチが起こる可能性を抑えるためにも、是非ご相談ください。